ALAGEV - Association latino-américaine des gestionnaires de voyages et d'événements d'entreprise est une association multisectorielle qui rassemble le client final, qui sont les entreprises à travers leur gestionnaire de voyages et d'événements, et toute la chaîne d'approvisionnement productive, pour les voyages et les événements, avec tous les acteurs axé sur le développement de contenu à travers des articles, des événements et une formation professionnelle pour le marché.
LACTE - Latin American Corporate Travel & Events Experience, est actuellement considéré comme le plus grand événement de voyages d'affaires et d'événements en Amérique latine. Lors de sa 14e édition, l'événement accueille plus de 1000 participants par an lors d'une conférence de deux jours au WTC Events Center.
LACTE est un événement complexe en raison de ses nombreux types de billets, groupes de spectateurs et étapes de validation des achats. Notre principal défi ici est d'avoir un environnement unique, où l'accréditation, les enregistrements et aussi les rapports finaux ont une gestion unique. Notre plus grand défi a été de sortir du hors ligne - avoir un site web d'enregistrement et exporter une feuille de calcul vers l'autre environnement pour faire l'accréditation et ensuite exporter une feuille de calcul vers un autre client pour avoir l'application - beaucoup de choses se perdent à cause des mises à jour.
Donc, quand vous avez un outil qui vous permet d'avoir toute votre gestion d'événements, sur une seule plate-forme logicielle d'événement, d'un simple clic, avec des mises à jour, c'est notre rêve. Quand je veux connaître le statut aujourd'hui, j'y vais dans le tableau de bord où je peux avoir toutes ces informations - si je veux savoir quelque chose de nouveau, je peux simplement me connecter à un panneau où je peux l'avoir sans avoir à exporter mille choses différentes . Et de bout en bout est notre plus grand défi à ce jour.Eduardo Murad, directeur exécutif d'ALAGEV
La solution d'enregistrement d'événements InEvent a permis à ALAGEV de fonctionner librement pendant l'événement. Notre logiciel événementiel et notre application événementielle peuvent être utilisés dans un seul tableau de bord, rassemblant tous les points de données et rapports sur une seule plate-forme événementielle. Ce processus était agile, rapide, innovant et perturbateur pour un client passant des processus hors ligne au cloud.
Chaque participant a reçu un QR Code unique et crypté après avoir été approuvé par la solution d'inscription à l'événement. Ils pouvaient accéder au QR Code sur leur application mobile d'événement rapidement et en toute sécurité. Pour le bénéfice des organisateurs d'événements récurrents, à partir du moment où les participants ont accédé à l'un des événements d'entreprise à l'aide du code QR, leurs données ont été synchronisées avec la plate-forme d'événements et l'application événementielle. Cela a permis de contrôler le nombre de participants au logiciel de gestion des participants optimisé par InEvent.
ALAGEV a utilisé l'application événementielle InEvent pour ses événements d'entreprise. Ainsi, l'application événementielle a été personnalisée et nommée LACTE 14. Alors que les sections de l'application événementielle contenaient des informations de base, telles que l'agenda de l'événement et des informations générales, d'autres sections de l'application mobile événementielle fournissaient des vols, des itinéraires et des codes QR.
La plupart des événements d'entreprise organisés par ALAGEV ont développé leur communication via l'application événementielle. Un jeu a été créé à l'aide d'un logiciel d'événement et d'un logiciel de gestion des participants optimisé par InEvent. Les textes, images, vidéos, fichiers et présentations peuvent être partagés sur le site web et utilisés comme ressources pour les différentes tâches disponibles sur le jeu. Par conséquent, chaque fois que les organisateurs d'événements mettaient à jour le logiciel de l'événement, le site Web était automatiquement mis à jour également.
Nous voulions mettre en place un processus simple que le participant ne réalisait pas que derrière un seul outil nous pouvions lui offrir une expérience unique d'inscription, de navigation en ligne et d'accréditation. Le code QR, par exemple, a très bien fonctionné et ils ont compris qu'ALAGEV est vraiment en train de mettre en œuvre de nouvelles choses. Autrefois, il y avait déjà un badge imprimé pour chacun des participants à l'événement - en pensant à la question de l'impact sur l'environnement, nous avions vraiment beaucoup de déchets générés par l'impression avant. Ainsi, même dans ce numéro, ils ont perçu l'innovation ; l'impression du code QR a été bien accueillie et c'était un nouveau processus qu'ils ont beaucoup apprécié. Toute l'expérience était nouvelle et très agréable. Eduardo Murad, directeur exécutif d'ALAGEV
Nous avons commencé à travailler sur la plate-forme des mois avant l'événement. L'interaction initiale entre InEvent, notre agence de production et nous ici à ALAGEV était très importante. Cette interaction initiale a pour but de pouvoir concevoir l'événement, comprendre tout ce que la plate-forme peut offrir et, sur la base de ces informations, établir tout ce que le partenaire peut nous offrir avant, pendant et après l'événement. Aujourd'hui, lorsque vous parlez de traçabilité après un événement réunissant plus d'un millier de participants, nous avons toutes les données, toutes les informations, tous les participants, tous ceux qui étaient présents, mais aussi, avant l'événement, ceux qui étaient inscrits ou qui n'avaient pas complété les inscriptions et nous pourrions avoir une action proactive d'engagement avec ce futur participant qui pour une raison quelconque n'a pas complété son inscription et ne l'a pas suivie. Giovana Jannuzzelli, Manager chez ALAGEV
