ALAGEV - Asociación Latinoamericana de Gestores de Viajes y Eventos Corporativos es una asociación multisectorial que reúne al cliente final, que son las empresas a través de su gestor de viajes y eventos, y toda la cadena productiva de suministro, tanto para viajes como para eventos, con todos los actores enfocados en el desarrollo de contenidos a través de ponencias, eventos y formación profesional para el mercado.
LACTE - Latin American Corporate Travel & Events Experience, es actualmente considerado el mayor evento de viajes y eventos corporativos de América Latina. En su 14ª edición, el evento recibe más de 1.000 participantes al año durante una conferencia de dos días en el Centro de Eventos del WTC.
LACTE es un evento complejo debido a sus muchos tipos de entradas, grupos de audiencia y pasos de validación de compra. Nuestro principal reto aquí es tener un entorno único, donde la acreditación, los registros y también los informes finales tengan una gestión única. Nuestro mayor reto fue salir de la línea - tener un sitio web de registro y exportar una hoja de cálculo al otro entorno para hacer la acreditación y luego exportar una hoja de cálculo a otro cliente para tener la aplicación - mucho termina perdiéndose debido a las actualizaciones.
Así que cuando usted tiene una herramienta que le permite tener toda su gestión de eventos, en una sola plataforma de software de eventos, con el click de un botón, con actualizaciones, es nuestro sueño. Cuando quiero saber el estado actual voy allí en el tablero donde puedo tener toda esta información - si quiero saber algo nuevo, puedo acceder a un panel donde puedo tenerlo sin tener que exportar mil cosas diferentes. Y de punta a punta es nuestro mayor reto hasta la fecha.Eduardo Murad, Director Ejecutivo de ALAGEV
La solución de registro de eventos InEvent permitió a ALAGEV operar libremente durante el evento. Nuestro software de eventos y nuestra aplicación de eventos se pueden utilizar en un único panel, recopilando todos los puntos de datos e informes en una única plataforma de eventos. Este proceso fue ágil, rápido, innovador y disruptivo para un cliente que pasa de los procesos offline a la nube.
Cada participante recibió un único y encriptado QR Code después de ser aprobado por la solución de registro del evento. Podían acceder al código QR en su aplicación móvil de eventos de forma rápida y segura. Para el beneficio de los organizadores de eventos recurrentes, desde el momento en que los participantes accedieron a cualquiera de los eventos corporativos utilizando el QR Code, sus datos se sincronizaron con la plataforma de eventos y la aplicación de eventos. Esto permitió el control del número de participantes en el software de gestión de participantes potenciado por InEvent.
ALAGEV utilizó la aplicación InEvent para sus eventos corporativos. Así, la aplicación de eventos fue personalizada y denominada LACTE 14. Mientras que las secciones de la aplicación del evento contenían información básica, como la agenda del evento e información general, otras secciones de la aplicación móvil del evento proporcionaban vuelos, itinerarios y códigos QR.
La mayoría de los eventos corporativos realizados por ALAGEV desarrollaron su comunicación a través de la aplicación de eventos. Se creó un juego utilizando software para eventos y software de gestión de participantes desarrollado por InEvent. Textos, imágenes, vídeos, archivos y presentaciones podrían compartirse en el sitio web y utilizarse como activos para las diversas tareas disponibles en el juego. Por lo tanto, cada vez que los organizadores del evento actualizaban el software del evento, el sitio web también se actualizaba automáticamente.
Queríamos implementar un proceso sencillo que el participante no se diera cuenta de que detrás de una sola herramienta podíamos proporcionarle una experiencia única de registro, navegación por la web y acreditación. El código QR, por ejemplo, funcionó muy bien y entendieron que ALAGEV realmente está implementando cosas nuevas. Anteriormente ya había una credencial impresa para cada uno de los participantes del evento - pensando en el tema del impacto ambiental, antes teníamos muchos residuos generados por la impresión. Así que incluso en ese número percibieron la innovación; la impresión del Código QR fue bien recibida y fue un nuevo proceso que disfrutaron mucho. Toda la experiencia fue nueva y muy agradable. Eduardo Murad, Director Ejecutivo de ALAGEV
Empezamos a trabajar en la plataforma meses antes de que ocurriera el evento. La interacción inicial entre InEvent, nuestra agencia de producción y nosotros aquí en ALAGEV fue muy importante. Esta interacción inicial tiene el propósito de poder diseñar el evento, entender todo lo que la plataforma puede ofrecer y en base a esa información establecer todo lo que el socio puede ofrecernos antes, durante y después del evento. Hoy cuando se habla de trazabilidad después de un evento con más de mil participantes, tenemos todos los datos, toda la información, todos los participantes, todos los que estuvieron presentes pero también en el pre-evento conocimos a los que habían inscrito o no habían completado las inscripciones y pudimos tener una acción proactiva de comprometerse con este futuro participante que por alguna razón no completó la inscripción y no siguió con su inscripción al evento. Giovana Jannuzzelli, Gerente de ALAGEV
