Encontro Anual Santander

Como a InEvent & Santander digitalizaram o maior evento corporativo da América Latina.

Sobre

Com mais de 40 mil participantes, a InEvent apoiou o Santander com tecnologia para credenciamento, divulgação, interação e engajamento no maior evento corporativo da história da América Latina.

O Encontro Anual Santander aconteceu no dia 2 de dezembro de 2017 no estádio Allianz Parque. A equipe da InEvent e do Santander trabalharam juntas por mais de três meses para que toda sua experiência digital ocorresse com excelência.

Foi uma confraternização de fim ano inesquecível para os colaboradores de um dos maiores conglomerados financeiros do mundo.

Além do show de Ivete Sangalo, famosa cantora popular brasileira, outra atração inesperada surpreendeu a todos: Sérgio Rial, presidente do Santander, desceu de rapel para o palco.

“Superou as expectativas, muito bem organizado, e o cuidado e atenção com os premiados foi excelente” - André Luis de Queiroz Rangel, que participou do evento.

Desafios

Privacidade, segurança e velocidade

Em um evento corporativo fechado e exclusivo para milhares de colaboradores do Santander era primordial ter agilidade, segurança e controle em toda a operação. Por ser um evento interno do Santander, o acompanhamento individual de cada um dos 40 mil participantes seria fundamental. Por exemplo, era necessário identificar o respectivo horário de entrada no evento de cada colaborador.

Durante o pré evento desligamentos e contratações deveriam ser sincronizadas com a base dos participantes do evento. Revogar o acesso a ex colaboradores e adicionar novos colaboradores às vésperas do evento, de forma simples e sem prejudicar sua experiência, também era um detalhe importante a ser resolvido.

Os ingressos gerados no aplicativo do celular deveriam ser únicos e intransferíveis: não poderiam ser compartilhados com outras pessoas, nem por print de telas ou celulares emprestados de outras pessoas.

Comunicação pré / durante / pós evento

Era preciso assegurar que cada uma das 40 mil pessoas tivesse o seu ingresso digital individual disponível no celular no momento de chegada ao estádio. Para isso seria necessária a criação de uma estratégia efetiva de comunicação entre organização do evento e os participantes. Uma baixa adoção do aplicativo poderia causar filas extensas de dezenas de horas.

  • Garantir o acesso de milhares de pessoas no aplicativo do evento utilizando um login seguro;
  • Assegurar uma leitura eficiente do QR Code do ticket nas catracas em diferentes circunstâncias;
  • Comunicar ativamente toda a operação;
  • Orientar aos participantes a entrarem no portão correto (entre os mais de seis existentes dentro do estádio) e bloquear a entrada de participantes no portão errado;
  • Enviar comunicados pré, durante e após o evento;
  • Disponibilizar um canal de comunicação entre organização do evento e participantes;
  • Engajar com 40 mil pessoas em tempo real.

Preparo para imprevistos

Era crucial estar preparado para imprevistos. O ticket com QR Code precisava ser gerado dias antes do evento, pois o participantes não podiam depender do sinal das redes de celular ou falta de wifi durante o evento - o que prejudicaria a entrada de 40 mil pessoas no estádio. Também era necessário certificar a entrada de pessoas que passassem por furtos, perdas ou não porte de um aparelho celular.

Soluções

  • InEvent Pass

    O InEvent Pass permitiu agilidade e segurança durante todo o credenciamento: cada participante do evento recebeu um QR Code pessoal e intransferível gerado no aplicativo. A InEvent fez a integração com os leitores de QR Codes no Allianz Parque Stadium permitindo a entrada automatizada e controlada de cada participante, um processo que levou menos de três segundos por participante.

    Para evitar qualquer transtorno, a InEvent realizou diversos testes anterior ao evento no Allianz e ajustou detalhes no próprio celular, como por exemplo, o forçamento da iluminação da tela do QR Code no aplicativo para facilitar a leitura na catraca. Tutoriais e avisos também foram divulgados para que as pessoas já chegassem ao seu respectivo portão de entrada com o aplicativo aberto na tela do QR Code.

    Para que a entrada ao evento fosse ágil e o time de suporte pudesse apoiar os participantes que passassem por algum incidente como roubo ou perda do celular, era imprescindível que 98,7% da base de participantes estivesse digitalmente capacitada para acessar os portões do evento. Isso significava mais de 35 mil downloads do aplicativo oficial do evento acessados, com login seguro, para geração do QR Code único de cada um dos milhares de participantes. O QR Code, assim que gerado, ficava salvo no cache do aplicativo, permitindo a entrada do participante mesmo em situações sem sinal de operadoras de celular ou wifi.

  • Sistema de Ranking Interativo + Marketing de indicação

    Para incentivar o download e login no aplicativo, a InEvent utilizou o Sistema de Ranking Interativo. Foi possível identificar os colaboradores mais engajados digitalmente nas agências do Santander. A partir dessa identificação, foram criadas campanhas pedindo para que essas pessoas ajudassem seus colegas a fazer o download do aplicativo para garantirem a sua entrada no evento sem problemas. Essas campanhas com pushes e notificações no celular, mais outras iniciativas de comunicação feitas pela InEvent, garantiram uma taxa de 99% de downloads do aplicativo pelos participantes anterior ao evento.

  • Solução InEvent App - Aplicativo Santander Eventos

    Com a solução InEvent App, a InEvent entregou para a equipe organizadora o aplicativo Santander Eventos, que não apenas possibilitou a entrada dos participantes ao estádio, mas também toda a comunicação e interação personalizada em tempo real com os colaboradores.

    A organização podia enviar notificações de forma segmentada e para o público em geral, publicar informações em um feed de notícias exclusivo do evento e criar abas customizadas com informações específicas sobre o evento. Um módulo de enquete dentro do aplicativo também foi utilizado para escolher quem seria o mascote do evento.

    Também foi desenvolvida uma campanha para as mídias sociais para o evento com a hashtag #esseémeubanco. Todos os participantes que postavam no Instagram e Facebook com essa hashtag teriam seus posts replicados dentro do aplicativo. Todas as dúvidas dos participantes postadas pré e durante o evento também puderam ser esclarecidas dentro do aplicativo. Por fim, a organização utilizou o feed de notícias do aplicativo para divulgar vídeos promocionais, compartilhar a contagem regressiva para o evento e postar toda a comunicação pré evento.

  • Suporte OnSite

    Com o suporte OnSite, o Santander pôde contar com uma equipe da InEvent dedicada a apoiar a organização do evento a entregar a melhor experiência aos participantes. Esse serviço assegurou a gestão do conteúdo, disparo de notificações e atualizações dentro do Santander Eventos. Pré, durante e pós evento, a InEvent acompanhou todas as atividades dentro do aplicativo e tirou as dúvidas dos participantes do evento. Com esse serviço, a Organização do Evento também podia contar com a ajuda operacional da InEvent e um relatório completo com dados dos usuários, estatísticas com horários e resultados finais.

Resultados

38,927
Participantes

98.7%
Downloads

3,000,000
Dados

Ganhos com uso

  • 100% de engajamento;
  • 5.800 mensagens trocadas;
  • 10.000 posts criados;
  • 16.800 curtidas;
  • 2.912 compartilhamentos em redes sociais;
  • Foi muito bom trabalhar com vocês (InEvent), vocês apoiaram bastante a gente. Facilitou bastante a nossa vida e foi uma honra, a gente tá muito feliz. O maior evento corporativo da América Latina. Para o banco foi um momento histórico e continua sendo. A gente está muito feliz. Obrigada. Que venham os próximos! Karyna V. Nardelli - Eventos Internos e Institucionais - Vice Presidência de Comunicação, Marketing, Relações Institucionais e Sustentabilidade

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