Convenção Libbs

A gigante farmacêutica Libbs se associou à InEvent para transformar sua principal convenção em uma experiência digital e interativa.

Sobre

A Libbs é uma indústria farmacêutica 100% brasileira com 60 anos de história e 2500 colaboradores. Em 2018, realizou a 7a Convenção Libbs para mais de mil colaboradores da área de vendas. A convenção durou 14 dias em Punta Cana no Barceló Bávaro Palace, divididos em duas partes, com os primeiros sete dias focados nos seus gerentes distritais e líderes, e os últimos em toda a equipe.

Desafios

  • Garantir que cada um dos 1200 participantes acessasse as 1850 atividades e escolhesse quais atividades faria ao longo do evento;
  • Assegurar que a agenda de cada um dos participantes estivesse preenchida com pelo menos duas semanas de antecedência ao evento;
  • Certificar que todos estivessem presentes nas respectivas salas no momento da atividade;
  • Limitar cada área e seus profissionais à agenda específica de seus setores;
  • Notificar quem não preenchesse a sua agenda através de um algoritmo - inteligência artificial - para verificar quem não tinha preenchido agenda à tempo;
  • Diminuir a equipe técnica de apoio e da dependência dos organizadores de eventos com essa equipe;
  • Fazer a gestão do evento em uma única plataforma com autonomia e acompanhamento de cada participante de forma personalizada;
  • Engajar os participantes com ações de comunicação pré e durante o evento;
  • Alocar os quartos para os participantes com informações como nome, descrição, capacidade e hóspedes presentes;
  • Enviar informações sobre hospedagem, localização e horários individualmente;
  • Comunicar de forma geral, segmentada e exclusiva para que cada participante saiba como chegar no evento, como será a sua estadia e os detalhes de traslado;
  • Ver as informações e detalhes dos voos de cada participante, indicando horário de saída, de chegada, aeroporto de origem e destino, número de voo e outros detalhes;

Soluções

  • InEvent Start - Gerenciamento de agendas

    A lista de todos os colaboradores foi importada na plataforma da InEvent, o que permitiu uma gestão completa da base de participantes de forma segmentada e personalizada. Cada colaborador foi adicionado a vários clusters aos quais pertencia, de modo que centenas de clusters foram criados para abrigar centenas de funcionários no evento.

    Cada cluster era uma lista de pessoas com acesso a algumas sessões da programação principal. Cada cluster também tinha regras específicas, portanto, os participantes não podiam se inscrever em várias sessões simultâneas ou ignorar as sessões obrigatórias. A gerência tinha uma visão geral do cronograma da plataforma e também uma visão individual da programação de cada participante.

  • InEvent Hospitality

    A logística, itinerários e quartos foram digitalizados com o InEvent Hospitality. Informações sobre hospedagem, localização e horários puderam ser acompanhadas a nível individual pelo celular. A alocação de cada sala foi totalmente automatizada pela equipe de apoio da agência.

    Cada informação de voo do participante foi detalhada com horários, chegadas, partidas, status, etc. Ao centralizar todas as informações de hospitalidade e dados pessoais, como seguro de viagem, passaporte ou notas especiais no aplicativo InEvent, a gestão pode ter controle total sobre a experiência premium dos participantes.

  • InEvent Live App

    Toda a comunicação aos participantes sobre a convenção foi feita via aplicativo: a apresentação da agenda de atividade até informativos pré evento como informações sobre itinerário e hospedagem. Também foi utilizado o feed de notícias corporativo e notificações push segmentadas de acordo com o perfil do participantes.

    Horários podem ser acessados offline sem conexão à Internet ou Wi-Fi. Antes do início do evento, as agendas foram construídas com base em um algoritmo de inteligência artificial criado para a Libbs. Listas segmentadas limitavam os funcionários de um determinado cluster de acessar informações de outros clusters.

  • InEvent Pass

    Durante a convenção, a InEvent esteve presente on site durante o evento para apoiar a operação da Libbs. Algumas sessões usaram o sistema para credenciamento e controle de acesso, enquanto outras utilizaram o mapeamento de sessão agendado anteriormente.

    Anteriormente à convenção, as equipes internas da Libbs receberam treinamento sobre como usar a plataforma de gerenciamento de eventos. Suportado pelas tecnologias IoT, o controle de acesso de entrada foi sincronizado com o software InEvent para acompanhar todas as atividades dos participantes em tempo real.

Resultados

1850
Sessões

1200
Participantes

99%
Aprovação

  • Queria contar um pouco da minha experiência de trabalho com a InEvent. Desde o começo a gente tava engajado, a gente percebia que eles estavam dentro do projeto - não era só mais uma relação de cliente/fornecedor - a gente via que eles tinham um engajamento para entregar - então durante todo o processo a parceria foi mútua. A gente conseguiu construir um ambiente e uma atmosfera muito proveitosa de trabalho. E isso refletiu aqui na convenção com as enquetes que foram feitas; com 100% de aprovação da plataforma. Então só tenho elogios a todo o time. Rafael Feo - Arquiteto de TI
  • Eu acho que o ponto principal que tivemos foi a parceria com a InEvent desde o início. Ter trabalhado não apenas como cliente e fornecedor, mas como um time único que traz o sucesso do projeto e o sucesso da convenção, com a equipe de suporte para resolver aqui o que fosse possível. Não necessariamente desenvolvendo, mas entendendo os problemas e buscando as soluções. Isso foi fundamental para o nosso sucesso! Glenda Borges Madeira de Souza - Coordenadora de Sistemas
  • O que eu mais gostei da ferramenta é que agora a ferramenta ficou muito na nossa mão - as alterações, tudo em tempo real. Antes a ferramenta que a gente tinha que passar para o fornecedor fazer as alterações. Agora não - a gente conseguiu mudar em tempo real e sem depender da Internet. Os feedbacks dos participantes foi muito positivo. Giovanna Paula Silva Martins - Coordenadora de Aprendizado e Mudança
  • Usamos a ferramenta da InEvent para a nossa convenção 2018 - uma ferramenta que trouxe pra gente diversos benefícios, várias melhorias, principalmente na construção da agenda para organizarmos as atividades, os grupos e alocar as pessoas. Auxiliou também para a gente na parte da logística, onde cada participante tinha as informações de voo disponível de uma forma bem fácil e clara com as informações. Esse ano foi muito bom - só elogios do pessoal e foi muito bom trabalhar com vocês (InEvent). Valeu! Lucas Katsui Utsunomia - Analista de Validação
  • Esse ano tivemos a oportunidade de utilizar a plataforma da InEvent - é uma excelente plataforma para eventos. Conseguimos conciliar toda a agenda, toda a logística - informações que a gente não conseguia trabalhar de uma forma organizada, a gente conseguiu centralizar nesse aplicativo. Tem várias funcionalidades, o pessoal de apoio da InEvent foi o tempo todo parceiro. (…) O sistema é muito prático muito didático. Gabriela Amalia Pinheiro - Produtora de Eventos

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