LACTE 14 - ALAGEV

Como a tecnologia de ponta a ponta centralizou dashboards e relatórios para a conferência anual da ALAGEV.

Sobre

ALAGEV - Associação Latino-Americana de gerentes de viagens e eventos corporativos é uma associação multissetorial que reúne o cliente final, que são as empresas através de seu gerente de viagens e eventos, e toda a cadeia produtiva de suprimentos, para viagens e também eventos, com todos os membros focados no desenvolvimento de conteúdo através de papéis, eventos e formação profissional para o mercado.

LACTE - Latin American Corporate Travel & Events Experience, atualmente é considerado o maior evento de viagens corporativas e eventos na América Latina. Em sua 14ª edição, o evento recebe mais de 1000 participantes por ano durante uma conferência de dois dias no WTC Events Center.

Desafios

LACTE é um evento complexo devido aos seus muitos tipos de ingressos, audiência e etapas de compra. Nosso principal desafio aqui é ter um único ambiente, onde credenciamento, inscrições e também os relatórios finais têm uma gestão única. Nosso maior desafio era sair do off-line - para ter um site de registro e exportar uma planilha para o outro ambiente para fazer o credenciamento e, em seguida, exportar uma planilha para outro cliente para ter o aplicativo - um monte se perde devido às atualizações.

Então, quando você tem uma ferramenta que permite que você tenha todo o seu gerenciamento de eventos, em uma única plataforma de sistema de evento, com o clique de um botão, com atualizações, é o nosso sonho. Quando eu quero saber o status hoje eu vou lá no painel onde eu posso ter toda esta informação - se eu quero saber algo novo, eu posso apenas entrar a um painel onde eu possa o ter sem ter que exportar mil coisas diferentes. E ter uma plataforma de eventos ponta a ponta é o nosso maior desafio até hoje.
Eduardo Murad, Diretor Executivo da ALAGEV

Soluções

  • Gerenciando múltiplos eventos corporativos em uma única plataforma

    A solução de inscrição de eventos da InEvent permitiu à ALAGEV operar livremente durante o evento. Nosso aplicativo de evento e software de eventos pode ser usado em um único painel, reunindo todos os pontos de dados e relatórios em uma única plataforma de eventos. Esse processo foi ágil, rápido, inovador e disruptivos para um cliente saindo de processos offline para a nuvem.

  • Concedendo um acesso eficaz aos eventos

    Cada participante recebeu um QR Code único e criptografado depois de aprovado pela solução de inscrição de eventos. Eles podiam acessar o QR Code em seu aplicativo de eventos de forma rápida e segura. Para o benefício dos organizadores de eventos recorrentes, a partir do momento em que os participantes acessaram qualquer um dos eventos corporativos usando o QR Code, seus dados foram sincronizados com a plataforma de eventos e o aplicativo de eventos. Isso permitiu o controle do número de participantes no software de gerenciamento de participante da InEvent.

  • Melhorando a comunicação com os participantes

    ALAGEV usou o aplicativo de eventos InEvent para seus eventos corporativos. Assim, o aplicativo de evento foi personalizado e denominado LACTE 14. Enquanto as seções do aplicativo de eventos continham informações básicas, como agenda de eventos e informações gerais, outras seções do aplicativo móvel de eventos forneceram voos, itinerários e QR Codes.

  • Engajando gamificações ao vivo na arena

    A maioria dos eventos corporativos mantidos pela ALAGEV desenvolveu sua comunicação através do aplicativo de eventos. Um jogo foi criado usando software de eventos e software de gerenciamento de participantes da InEvent. Textos, imagens, vídeos, arquivos e apresentações podiam ser compartilhados no site e usados como ativos para as várias tarefas disponíveis no jogo. Portanto, sempre que os organizadores de eventos atualizavam o software do evento, o site também foi atualizado automaticamente.

  • Queríamos implementar um processo simples que o participante não percebesse que por trás de uma única ferramenta ele poderia ter uma experiência única de registro, navegação no site online e credenciamento. O QR Code, por exemplo, funcionou muito bem e eles entenderam que ALAGEV está realmente implementando coisas novas. Antigamente havia um crachá já impresso para todos do evento - pensando até sobre a questão de impacto ambiental, tivemos realmente muito desperdício gerado a partir de impressão antes. Assim, mesmo nessa questão, eles perceberam a inovação; a impressão do QR Code foi bem recebida e foi um novo processo que eles gostaram muito. A experiência toda foi nova e muito agradável. Eduardo Murad, Diretor Executivo da ALAGEV
  • Começamos a trabalhar na plataforma meses antes do evento acontecer. A interação inicial entre InEvent, nossa agência de produção e nós aqui no ALAGEV foi muito importante. Esta interação inicial tem a finalidade de ser capaz de projetar o evento, entender tudo o que a plataforma pode oferecer e com base nessa entrada estabelecer tudo o que o parceiro pode nos oferecer antes, durante e após o evento. Hoje, quando você fala sobre a rastreabilidade após um evento com mais de mil participantes, temos todos os dados, todas as informações, todos os participantes, todos os que estiveram presentes, mas também no pré-evento, sabíamos que aqueles que haviam entrado ou não tinham completado o inscrições e poderíamos ter uma ação pró-ativa de se engajar com este participante futuro que por algum motivo não completou o registro e não seguiu com seu registro de evento. Giovana Jannuzzelli, Gerente Executiva na ALAGEV

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