ABRINT Encontro Nacional

A história de sucesso da Abrint, seus 5 mil participantes e o maior evento de provedores regionais da América Latina.

Sobre

A Abrint (Associação Brasileira de Provedores de Internet e Telecomunicações) é um sociedade civil que surgiu para representar empresas que provêm acesso à internet. Os provedores de internet são responsáveis pela distribuição e inclusão digital no país, levando internet de banda larga à zonas rurais e cidades, sejam pequenas, médias ou grandes.

Desafios

O evento aconteceu de 31 de maio a 2 de junho em São Paulo. Abrint 2017 é o encontro nacional de todos os provedores de internet do país, que incluem associados da Abrint e várias empresas agregadas ao nicho de telecomunicações e banda larga. O evento tem como objetivo engajar, informar, orientar e mostrar novos produtos voltados para o segmento.

Um dos desafios desse evento era agilizar o credenciamento dos participantes de forma que fosse rápido e fácil, pois eram esperados mais 5 mil participantes. Além disso, a Abrint desejava uma plataforma de gestão e um aplicativo para o evento que:

  • Promovesse o engajamento e divulgasse as informações durante todo o evento além de organizar a lista de participantes, exibir a agenda do evento e promover sorteios durante o evento;
  • Controlasse o acesso às salas do evento;
  • Moderasse as ações de conteúdo no aplicativo.

Soluções

  • Plataforma mobile

    O app do evento foi desenvolvido e customizado com a logo e cores do evento de acordo com as necessidades da Abrint. O feed do app foi utilizado para compartilhar notícias do evento, informações e mensagens, o que permitiu que os participantes pudessem interagir com os palestrantes do evento. A plataforma facilitou para a organização do evento a gestão das perguntas enviadas aos palestrantes.

  • Controle de acesso

    O controle de acesso foi utilizado para a entrada e saída dos participantes, garantindo com segurança que nenhum participante sem credencial pudesse ter acesso ao evento. O sistema funcionou a partir da leitura do QR code no crachá do participante. Além disso, com a finalidade de promover engajamento entre os participantes que estavam presentes em palestras selecionadas, os organizadores utilizaram a lista de pessoas presentes em tempo real para realizarem sorteios.

  • Credenciamento

    O credenciamento foi realizado pelo e-mail de confirmação ou pelo app do evento, utilizando com segurança QR Code individuais. Para esse evento foram utilizados 25 totens que possibilitaram fazer o check in de mais de 5000 participantes. O credenciamento levou menos de 3 segundos para cada participante, tornando o processo rápido, intuitivo e sem filas.

  • Coletor de leads

    Os coletores de leads foram utilizados para capturar os dados dos participantes que visitaram os stands por meio da leitura do QR Code em seus crachás. Ao coletar os dados, o sistema possibilita que o expositor qualifique o lead com uma nota de 1 a 5 para que o time de marketing/vendas avalie a qualidade dos leads capturados depois do evento. Cada expositor tem a lista de dados em tempo real pelo app ou pode exportar a lista na plataforma de gestão de eventos. Os organizadores têm a estatística geral de quais os stands foram visitados por cada participante.

  • Beacons

    Os beacons foram utilizados para acompanhar quais lugares os participantes visitaram. Os dispositivos informavam com precisão a localização do participante em tempo real, o que permitiu que os expositores da feira conseguissem enviar notificações via app com promoções e informações de novos produtos. Além disso, os beacons auxiliaram no controle de acesso reduzindo riscos de fraude. Outro benefício era informar a média o tempo em que cada participantes permaneceu em cada stand.

  • OnSite

    O OnSite é o suporte completo da InEvent, que inclui o alinhamento pré-evento das operações, suporte in loco da equipe da InEvent durante os dias do evento e análise das estatísticas pós-evento. Nossa equipe esteve presente para fazer a gestão do uso da plataforma mobile, operar o credenciamento durante todas as etapas e prestar suporte para os organizadores de evento com as tecnologias contratadas da InEvent.

  • Integração de dados com API

    O encontro nacional da Abrint necessitou da integração de dados via API com o site responsável pela venda dos ingressos do evento. Foi desenvolvido um sistema customizado para a integração desses dados onde a Abrint pôde fazer todas as atualizações que necessitava com facilidade e segurança. Essa integração permitiu saber os perfis do público que estavam no evento e, através da pré-seleção dos leads, quais participantes já eram clientes / associados ou quais eram convidados pagantes. Este foi um uso claro das mais de 500 operações disponíveis com segurança e eficiência na plataforma da InEvent.

Resultados

5141
Participantes

2990
Downloads

10 (10)
NPS

A Abrint gerou valor para os participantes em todas as etapas do evento, agregando benefícios antes, durante e depois do evento.

Antes: o app do evento teve uma alta taxa de adesão e downloads. Essas altas taxas se devem às inúmeras ações de marketing para divulgar o app antes do evento e os benefícios da aplicação aos participantes.

Durante: o credenciamento automatizado dos participantes em menos de 5 segundos evitou filas e longas esperas. Além de oferecer agilidade, o credenciamento também reduziu custos de contratação de mão de obra por ser 100% self-service. O uso de beacons, controle de acesso e moderação no aplicativo mobile eram pontos importantes para o sucesso do evento.

Depois: a coleta de leads durante o evento facilitaram a coleta de informações para o contato posterior com possíveis clientes, criando uma forma fácil de comunicação entre expositor e participante.

Todos esses dados puderam ser extraídos pela plataforma de gestão para eventos da InEvent, que mostrou com precisão e detalhe as informações, tanto em relatórios completos quanto em estatísticas em tempo real pelo app mobile.

Ganhos com uso

  • Credenciamento rápido e fácil em menos de 5 segundos evitando filas;
  • Gestão do evento em tempo real com ajuda do nosso suporte OnSite;
  • Adoção de um canal digital para auxiliar a comunicação durante o evento;
  • Coleta de informações eficiente por patrocinadores durante a feira;
  • Controle de acessos efetivo para possibilitar os sorteios dos participantes in loco;
  • Mapeamento e monitoramento dos participantes entre estandes;
  • Buscamos com a parceria com a InEvent um software que atendesse às expectativas do nosso evento. O evento foi um sucesso! Ficamos muito satisfeitos com o tempo de resposta do credenciamento, o suporte dado no local isso superou todas as nossas expectativas. Inclusive de interação durante todo o evento.
    ... todas as nossas expectativas foram atendidas além do que esperávamos!
    André Felipe Rodrigues - Diretor técnico da Abrint

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